Guía de gestión del tiempo para CEOS sin tiempo

¿Qué es la gestión del tiempo?

La gestión del tiempo es quizás la herramienta más importante del CEO. Los directivos están atrapados entre mensajes de texto, llamadas, correos electrónicos, reuniones, organizaciones benéficas, noticias, miembros de la junta, empleados, otros ejecutivos, su propia salud, obligaciones personales y la gestión de la empresa, entre muchas otras cosas.

Y, ¿qué es exactamente la gestión del tiempo? La administración del tiempo es un proceso de planificación y organización de proyectos, así como las actividades que tú y su equipo debéis realizar para completar esos proyectos. Los ejecutivos expertos en gestión del tiempo siempre tienen una visión general de su vida laboral y personal, lo que les permite hacer más trabajando de forma más inteligente.

Importancia de la gestión del tiempo para ejecutivos de alto nivel

Dejar el tiempo sin administrar es similar a ser administrado por tu tiempo. Como dijo una vez Peter Drucker, “No se puede alquilar, contratar, comprar u obtener más tiempo”.

Al administrar el tiempo, los directivos ven beneficios inmediatos. Un CEO que administra su tiempo puede priorizar lo que debe hacerse para evitar sentirse abrumado.

La administración del tiempo garantiza que los directivos no se atasquen en los detalles; uno puede necesitar menos tiempo que un miembros del equipo para crear una hoja de cálculo, pero es mejor invertir su tiempo en tareas de alto nivel. Y la administración del tiempo puede ayudar a controlar mejor el tiempo de la empresa: una vez que los ejecutivos controlan su propio tiempo, pueden ver dónde sus equipos son innecesariamente lentos.

Ejemplo de gestión del tiempo en los negocios

Mientras trabajaba en Bethlehem Steel Company, Frederick Winslow Taylor inventó un proceso que casi cuadruplicó la velocidad de corte de acero. Taylor, ingeniero mecánico de profesión, se hizo rico patentando el nuevo proceso. Aun así, Taylor se peleó con los miembros de la junta y tuvo que abandonar la empresa en 1901, lo que le permitió difundir su pasión: medir y administrar el tiempo.

Por su cuenta, Taylor convenció a los trabajadores de las palas para que usaran palas y movimientos más eficientes. Sus ideas eran novedosas y ayudaron a los trabajadores a ganar más dinero; el pago dependía de su producción. Rápidamente, sus ideas se difundieron entre los trabajadores que usaban palas, así como entre los gerentes e investigadores, y se convirtieron en el estándar.

Si bien las ideas de Taylor se han actualizado, creó una definición de administración del tiempo que, en espíritu, ha resistido la prueba del tiempo: la lógica, el análisis y la racionalidad deben usarse para determinar dónde es mejor gastar el tiempo.

Beneficios de la gestión del tiempo

1. Dar prioridad a la vida laboral y personal

Un ejecutivo puede usar técnicas de administración del tiempo para asumir proyectos más importantes. Si un ejecutivo está trabajando en cinco grandes proyectos, por ejemplo, la administración del tiempo puede brindarles una descripción general de dónde encajarán las partes de cada proyecto en su cronograma, lo que les permitirá priorizar y organizar su trabajo.

2. Evita sentirte abrumado

Ser un buen administrador del tiempo es organizarse, una habilidad que evitará que los ejecutivos se sientan abrumados. Si un  CEO está trabajando en esos mismos cinco grandes proyectos, tendrá más posibilidades de éxito y confianza si sabe cuándo y cómo trabajar en cada proyecto. La gestión del tiempo puede marcar la diferencia entre saber qué se debe hacer a continuación y centrarse.

3. Evita quedarte atascado en la maleza

Los directivos que trabajan en demasiadas tareas administrativas o que pasan demasiado tiempo en reuniones deben convertirse en mejores administradores del tiempo. El problema de quedarse atrapado en la maleza es perder la noción del tiempo, que es un recurso no renovable principal y solitario. La gestión eficaz del tiempo permite que los ejecutivos sean ricos en tiempo.

4. Delega para hacer crecer tu equipo

Un ejecutivo eficaz es capaz de delegar tareas y proyectos. Un buen equipo, uno capaz de manejar proyectos más complejos, es a menudo la diferencia entre el éxito y el fracaso. Hay pocas formas mejores de crear un equipo exitoso que confiar en los empleados con tareas importantes. Los ejecutivos que tienen demasiado en su plato pueden delegar tareas a su equipo y ganar más tiempo al instante.

7 consejos de gestión del tiempo para generar más tiempo

A continuación, presentamos siete formas en las que los CEOs pueden mejorar sus vidas de forma inmediata mediante el uso de las mejores técnicas de gestión del tiempo.

1) Marca límites diciendo “no”

Marcey Rader, fundadora de la firma de coaching ejecutivo Work Well. Play More!, recuerda una ejecutiva a la que entrenó y que decía “sí” a casi todo.

“Tenía todo este FOMO [miedo a perderse algo] y vino a verme porque nunca tenía tiempo”, dijo Rader.

Rader le lanzó un desafío: Di “no” a todo durante 30 días. Si la ejecutiva realmente quería decir “sí” a algo, podía esperar hasta que el reto terminase.

“Desde entonces, ha escrito un libro”, dijo Rader. “Puso en práctica el decir ‘no’ y  a pesar de ello su negocio todavía existía. Se abrió, se encontró con que era libre de hacer las cosas que realmente disfrutaba, así que escribió un libro”.

Los CEO a menudo tienen dificultades para decir “no” o establecer límites de tiempo. Se ven absorbidos por múltiples reuniones, eventos o tareas para las que, en realidad, no tienen tiempo. En cambio, Rader propone practicar el establecimiento de límites, antes de que se les pida algo que consuma su tiempo.

Un límite de tiempo podría ser tener una respuesta predefinida, como una plantilla de correo electrónico, o podría establecer un límite en la cantidad de juntas o organizaciones benéficas en las que trabajarás. El punto es evitar el momento en que a un CEO se le pide su tiempo, se lo pilla desprevenido y accede a un compromiso simplemente debido a la presión social.

“La gente está en apuros y quieres ayudar”, dijo Rader. “Me parece que crear esos límites con anticipación, ya sea a dónde contribuyes tu dinero, dónde contribuyes tu tiempo o a qué va a contribuir tu empresa, hace que sea más fácil decir ‘no'”.

2) Planifica tu próximo día antes de irte

Los CEOs son pensadores y planificadores brillantes de alto nivel, pero ¿qué pasa con el esfuerzo táctico de cada día? Una forma de administrar mejor el tiempo es enumerar lo que debe hacerse al día siguiente (reuniones, tareas, fechas límite y cualquier otra cosa que sea importante) el día anterior.

Puede requerir algo de trabajo dividir las metas a largo plazo en las tareas del día a día, pero la práctica dará sus frutos. Un estudio publicado en Psychological Science afirmó que las personas que convertían sus metas y plazos de un año en acciones cotidianas trabajaban mejor en lo que importaba.

3) Establece metas

Los objetivos están en el corazón de la gestión del tiempo. Al administrar el tiempo, los directivos tendrán la capacidad de priorizar los objetivos importantes para ellos, su familia, sus empleados y su empresa.

Las mejores metas a largo plazo son aquellas que hacen que un CEO se estire pero sin romperse, aquellas que permiten que los ejecutivos creativos tengan un sentido de dirección mientras hacen su mejor trabajo. Como ha puso de manifiesto el psicólogo Mihaly Csikszentmihalyi en su investigación sobre los estados de flujo, los seres humanos se sienten más felices en los momentos en que se ven estirados al límite de sus esfuerzos voluntarios para lograr una meta.

La mejor manera de establecer metas es encontrar lo que importa y convertir esas ideas en objetivos SMART. Estos son los objetivos que se caracterizan por ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y de duración determinada. En el libro “Start Finishing” del entrenador de gestión, Charlie Gilkey, sugiere comenzar cada objetivo con un verbo. Si tu objetivo es escribir un libro, por ejemplo, no escribas simplemente “libro” como tu objetivo, escríbalo como “escribir un libro”. Es un ajuste simple, pero la acción tiene el poder de convertir las ideas en realidad.

Los objetivos están intrínsecamente basados ​​en acciones y necesitan una planificación de alto nivel, lo que los hace perfectos para trabajar después de que los CEOs hayan delegado el trabajo de bajo impacto a otros.

4) Delegar el trabajo de bajo impacto

En su libro “El líder del futuro”, Peter Drucker escribió que, “Los líderes efectivos delegan, pero no delegan lo único que establecerá los estándares. Esto es lo que sí hacen.”

Dicho de otra manera: haz el trabajo que importa, el trabajo que mejor haces y delega el trabajo de bajo impacto que pueden realizar los miembros competentes de su equipo.

Gilkey escribió en su libro “Empezar a terminar” que si uno puede enumerar los pasos de una tarea, puede delegar esa tarea. Al delegar, los CEO tendrán más tiempo para el pensamiento, la planificación y la gestión de alto nivel.

Rader afirma que los ejecutivos a menudo tienen tareas que pueden hacer más rápido que alguien en quien delegarían la tarea. Pero deberían delegar esas tareas de todos modos, dijo, ya que les ahorrará su propio tiempo.

En el negocio de Rader, creó un video y un manual sobre cómo sus empleados pueden distribuir mejor sus libros a las empresas que los compran. La creación del video y el manual llevó mucho tiempo, mucho más que simplemente enviar los libros ella misma, pero ella envía los libros dos o tres veces al mes. Al delegar la tarea, probablemente ahorrará horas durante muchos meses.

“Muchas veces, la gente simplemente piensa en el momento”, dijo Rader. “Pero dentro de un mes, podrías haber grabado el video o escrito el proceso, y alguien podría estar haciéndolo por ti”.

5) Prioriza con el principio de Pareto (la regla 80/20)

Una vez que un CEO ha establecido sus objetivos y ha delegado tareas, sabrá qué es importante hacer. Pero, ¿cómo pueden priorizar lo que hacen?

El Principio de Pareto observa que para muchos eventos, alrededor del 80 por ciento de los resultados proviene del 20 por ciento del esfuerzo. Este principio no es una ley, pero contiene una gran cantidad de verdad: la mayoría de las cosas en la vida tienen una distribución desigual. Los ejecutivos más eficaces encuentran dónde pueden tener el mayor impacto, dónde pueden encontrar el 20 por ciento de los que generan el 80 por ciento de los resultados.

Una gran parte de la revisión de lo que se debe delegar, las tareas que se deben priorizar y la forma en que administras tu tiempo debe ser pensar en dónde se invierte mejor su esfuerzo. Cada directivo tendrá que revisar sus propias habilidades para ver dónde son más efectivas, lo que puede requerir un poco de prueba y error. Pero el poder de Pareto, cuando se combina con una gestión eficaz del tiempo, les da a los ejecutivos el poder de hacer más con menos.

6) Detén el multitasking

Para la mayoría, el multitasking simplemente no funciona. Arthur Markman, profesor del departamento de psicología de la Universidad de Texas en Austin, le dijo a LiveScience que tal vez solo el 10 por ciento de la población es experta en multitarea. Por lo demás, la multitarea es una carga para el cerebro, sobrecarga su memoria de trabajo y daña gravemente la productividad.

Las investigaciones han descubierto que la multitarea crea más errores y las personas que realizan múltiples tareas retienen menos información. El psicólogo David Meyer dijo que incluso los cambios de tareas aparentemente pequeños (¿con qué frecuencia la mayoría de los ejecutivos revisan su teléfono durante el día?) Pueden costarle a alguien hasta el 40 por ciento de su tiempo productivo.

Pero para muchos, la multitarea se ha convertido en algo habitual. Para luchar contra la atracción seductora del hábito, Rader sugiere practicar una sola tarea, al igual que uno podría practicar tocar un instrumento, hacer un ejercicio o hablar un nuevo idioma. La práctica no hará la perfección al momento, pero con la práctica se verá una mejora incremental.

Para enfocarse mejor en tareas individuales, Rader sugiere crear días temáticos. Por ejemplo, el lunes puede ser un día para el pensamiento de alto nivel, el martes para el marketing, el miércoles para las tareas administrativas, etc. “No significa que no hagas esas tareas durante la semana”, dijo. “Pero los estás agrupando para concentrarte mejor”.

7) Programa tiempo entre reuniones

“Nunca dejes que nadie sea dueño de tu horario”, dijo Lou Gerstner, ex director ejecutivo de IBM, y esto es especialmente importante si deseas aprovechar bien tu tiempo entre reuniones.

Todos los CEO necesitan tiempo libre, aunque sean solo 15 minutos. Aprovecha este tiempo en tu horario programándolo en lugar de dejarlo vacío. Si un directivo tiene una hora entre reuniones, ese puede ser un buen momento para programar el ejercicio o el almuerzo. Si solo tienes 15 minutos, puede ser un buen momento para sentarse a solas, lejos del bullicio de la empresa.

Hay mucha demanda de tiempo de directivos que ya están muy ocupados: la gente aprovechará el tiempo muerto en tus calendarios, si se le da la oportunidad. En cambio, es fundamental que un directivo programe sus zonas muertas, el tiempo de inactividad y los momentos para sentirse rejuvenecidos y renovados. Los ejecutivos que programan su tiempo de inactividad se dan a sí mismos el espacio para ser humanos además de empresarios.

Este artículo se publicó primero en Vistage US, puedes leer la versión original en inglés aquí.